Mọi sự kiện đều phải đối mặt với những thách thức về hậu cần dù là online hay offline. Dưới đây là một số kinh nghiệm đúc rút từ quá trình tổ chức các sự kiện trực tuyến của Truyền thông Hoàng vũ, nhằm hạn chế tối đa sự cố gián đoạn trong một sự kiện trực tuyến.
1. Lên kế hoạch chu đáo
Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, online hay offline thì đều cần đến một chiến lược rõ ràng. Đầu tiên hãy bắt tay vào việc lên mục tiêu lớn (key goal) và chủ đề chính, sau đó triển khai chi tiết hơn các hoạt động dựa theo chủ đề đó. Bạn càng lên kế hoạch sớm bao nhiêu thì mọi thứ càng trở nên dễ dàng và trơn tru hơn về sau.
Trước khi tổ chức một sự kiện trực tuyến, hãy đảm bảo bạn trả lời được các câu hỏi sau:
- Bạn sẽ mang tới trải nghiệm gì cho khách mời?
- Các nội dung sẽ được nhìn thấy ở đâu?
- Các truy cập vào sự kiện sẽ được kiểm soát hay hoàn toàn tự do?
- Khi nào là thời điểm thích hợp nhất để sự kiện diễn ra?
- Có nên yêu cầu đăng ký tham dự sự kiện từ trước?
- Bạn sẽ truyền thông cho sự kiện thế nào?
- Bạn sẽ kết hợp làm việc với những đối tác nào để tổ chức sự kiện?
- Mọi người vẫn có thể truy cập vào sự kiện ngay cả khi nó đã kết thúc?
- KPI và dữ liệu mà bạn đặt ra và tracking theo là gì?
2. Lựa chọn đúng thời điểm
Bất kể quy mô hay nền tảng nào thì việc lựa chọn đúng thời điểm để tổ chức sự kiện cũng đều rất quan trọng. Trước khi thông báo thời gian chính thức tới khách mời, hãy thử dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng không có sự kiện nào tương tự diễn ra trong cùng thời điểm, hoặc trùng với kỳ nghỉ lễ, lễ hội nào đó.
Nếu bạn tổ chức một sự kiện với quy mô toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc vấn đề múi giờ. Hãy lựa chọn khung thời gian thuận tiện nhất cho tất cả các khách mời. Trong trường hợp không thể sắp xếp thời gian phù hợp cho tất cả mọi người, vậy thì hãy đảm bảo rằng tất cả các nội dung đều có thể được truy cập sau khi sự kiện kết thúc. Hoặc bạn có thể cân nhắc phương án lên kế hoạch cho nhiều phiên họp và nhiều sự kiện khác nhau dành cho từng múi giờ khác nhau.
Hãy đọc các chỉ số phân tích để biết rằng nhóm công chúng mục tiêu của mình thường online giờ nào. Và để chắc chắn hơn, bạn có thể làm một cuộc khảo sát thăm dò ý kiến trước khi lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện.
3. Quảng bá sự kiện
“Cứ làm đi rồi họ sẽ đến” (Build it and they will come) sẽ bị cho là ảo tưởng, nhưng “Cứ truyền thông đi rồi họ sẽ đến” (Promote it and they will come) thì ngược lại, chắc chắn sẽ đem tới kết quả trong thực tế. Đặc biệt là khi bạn tạo ra những ưu đãi/lợi ích đủ tốt cho khách mời.
Hãy tìm ra những điểm khác biệt nhất, nổi bật nhất của sự kiện mà bạn sẽ mang tới cho những người tham dự. Đó có thể là một diễn giả nổi tiếng, những chia sẻ thực tế về kinh nghiệm, kỹ năng, một cơ hội hiếm có để mở rộng network,… Dù là gì đi chăng nữa, thì cũng hãy đảm bảo rằng những thông điệp này được truyền đi một cách rõ ràng và rộng rãi theo kế hoạch truyền thông của bạn.
Thông tin chi tiết về sự kiện qua email hoặc các trang mạng xã hội. Nếu bạn định chạy quảng cáo, hãy tiếp cận đối tượng mục tiêu một cách có chiến lược, dưới hình thức phù hợp nhất.
Tận dụng các nền tảng mạng xã hội để quảng bá: Tạo bài viết đếm ngược trên Instagram Stories, tạo Sự kiện trên Facebook với đầy đủ thông tin giới thiệu về sự kiện. Đăng tải thông tin sự kiện của bạn lên một số trang chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông, marketing hoặc các trang có liên quan tới chủ đề của sự kiện để không bỏ lỡ bất cứ khách hàng nào.
Đừng quên, diễn giả hoặc người nổi tiếng sẽ tham dự sự kiện chính là những kênh truyền thông hiệu quả và có tầm ảnh hưởng nhất. Vì vậy hãy nhờ các diễn giả đặt nhẹ một chiếc link liên quan tới sự kiện để mọi người có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin và đăng ký tham dự.
4. Chuẩn bị sẵn phương án cho các sự cố kỹ thuật
Nếu xảy ra sự cố về kỹ thuật, đồng nghĩa với toàn bộ sự kiện trực tuyến sẽ bị gián đoạn.
Vậy nên trước khi sự kiện bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng nơi bạn tổ chức, đồng thời nhắc các diễn giả kiểm tra luôn kết nối của họ. Chuẩn bị các phương án dự phòng cho hình ảnh, các bài thuyết trình phòng khi các file bị lỗi hoặc không tải lên được.
Nhờ rằng trong nhóm khách mời của bạn không phải ai cũng ‘sành’ công nghệ. Hãy phân tích trước một số lỗi hoặc khó khăn mà khách mời có thể gặp phải trong quá trình tham dự sự kiện online, sau đó tổng hợp lại thành một hướng dẫn FAQs và gửi trước cho khách mời. Nếu bạn có một đội ngũ hỗ trợ trực tiếp thì càng tốt, nhưng cũng vẫn phải đảm bảo rằng người tham dự biết nên hỏi ai và ở đâu nhé!
5. Đảm bảo khách mời dễ tiếp cận nội dung
Cũng giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo (virtual event) cũng cần có được tầm nhìn bao quát và khả năng truy cập dễ dàng. Hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ truyền tải rõ ràng, font chữ đủ lớn, màu sắc trên màn hình hợp lí, không gây mỏi mắt khi phải nhìn trong thời gian dài.
Chuẩn bị đầy đủ hình ảnh và chú thích đối với file ghi âm và phần mô tả đối với các file hình ảnh.
6. Khuyến khích tương tác
Công thức đơn giản như sau: Nếu bạn tạo ra nhiều cơ hội cho sự tương tác, khách mời chắc chắn sẽ tham gia. Tại sao ư? Đó chính là cảm giác được nhìn thấy trực tiếp “kết qủa” cho sự tương tác của bản thân.
Ví dụ đơn giản: Yêu cầu người xem gửi câu hỏi trong các phần bình luận hoặc thông qua một công cụ trò chuyện có sẵn. Mọi người sẽ có xu hướng đặt câu hỏi xoay quanh chủ đề được đưa ra và chờ đợi xem họ có được phản hồi hay không. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng bạn có một người phụ trách trả lời câu hỏi của khách mời.
Thực tế trên nền tảng trực tuyến luôn có sẵn các tính năng tương tác. BTC có thể khuyến khích khách mời tham gia các câu hỏi khảo sát nhỏ hoặc trả lời câu đố vui liên quan tới chủ đề. Ghi nhận những câu hỏi, yêu cầu từ phía người tham dự và đưa ra gợi ý, câu trả lời. Hoặc đơn giản là gọi tên các khách mời mỗi khi họ xuất hiện trên màn hình lớn. Cuối sự kiện, đừng quên khuyến khích khách mời để lại phản hồi (feedback) và cảm nhận chung về sự kiện để BTC có thể cải thiện và mang tới trải nghiệm tốt hơn trong những sự kiện tiếp theo.